如何建立有效的个人知识管理系统

我相信，努力建立个人知识管理系统对每个人都是有益的。如今，我们所有人都面临太多零散的信息。我们必须学习如何将高质量的内容转换为知识。并丢弃那些瞬时和无用的信息。

每天早晨，当我醒来时，打开手机或笔记本电脑，大量的信息向我涌来。最初，我感到非常兴奋，因为我可以随时随地访问任何主题的信息。我可以在任何领域获得任何知识并解决世界上的任何问题。

我读了很多文章，帖子，也将很多文章和帖子保存到了我的硬盘上。不幸的是，我逐渐意识到，尽管我花了大量时间在各种信息上，但是我并没有变得更加博学。有时，即使我已经在计算机上存储了许多有关该主题的文章，我都不记得我研究了一个主题了。

一个可悲的事实是，我获得的信息只是存储在计算机上，而不是保存在我的大脑中并变成我的知识，这意味着我仍然无法自由地回忆，组织和使用它。因此，我必须建立一个系统，它可以帮我将信息转化为知识。

什么是知识管理

知识管理是当今工业界和信息研究界中最热门的主题之一。在我们的日常生活中，我们处理大量的数据和信息。除非我们知道如何从中挖掘价值，否则数据和信息就不是知识。这就是我们需要知识管理的原因。不幸的是，知识管理没有统一的定义，就像关于什么才是知识一样。

知识管理的定义已发布了一百多种（Dalkir，2011年），也许广为接受的定义是由Gartner Group和Bryant Duhon定义的：

知识管理是一门学科，它促进了一种集成方法来识别，捕获，评估，检索和共享企业的所有信息资产。这些资产可能包括数据库，文档，政策，程序以及以前未捕获到的单个工人的专业知识和经验。” （Duhon，1998年）

为什么我们需要建立个人知识系统

尽管知识管理通常指实现组织目标或业务成果，但在本文中我主要关注个人知识管理，以帮助我们获得更多知识。

构建完KM系统后，我会不断进行改进，这使我变得更有效率，并帮助我彻底解决了以下问题：

大量无需创建的信息。

如前所述，每天我都会阅读来自网站，社交媒体和Google搜索的大量文章或帖子。当我找到出色的文章时，我会立即将其保存到我以前使用过的数字笔记本Evernote中，以作进一步参考。经过多年的积累，我的Evernote笔记本中有成千上万的笔记。但是，在保存它们之后，我没有第二次阅读它们中的大多数。

没有输出没有共享的信息。

例如，当我处理一个问题时，我总是参考多个资源，甚至做过一些实验以得出最终解决方案。任务完成后，我没有整理这些资源，也没有写下我如何找到它。另外，我没有与其他人分享。一段时间后，我将忘记所有这些内容：参考资料，实验和解决方案。我所有的努力都没有达到最大价值。

上面的照片是DIKW（数据，信息，知识和智慧的缩写, 由大卫麦坎德利斯提出）。重要的是要注意，金字塔中间有一个明确的边界：数据和信息是我们收集的，知识和智慧是我们创造的。

好的KMS的基本部分是输出。阅读书籍，观看视频和参加讲座都是获取信息的活动。即使书籍和讲座属于DIKW模型中的智慧，但这也属于作者的智慧不是我们的。将信息转化为我们的知识的最好方法是解释。基于我们所学到的东西对我们来说是新的，要分享他们。

口译帮助我们组织和消化信息。因此，它可以将信息转化为我们的嵌入式知识。共享不仅是对信息时代的贡献，而且是我们不断输出更好作品的动力，这就是我认为信息通过组织和共享而成为知识的原因。

工作流程

上图说明了我的KMS的主要工作流程，即“收集，组织和输出”。这三个阶段对应于DIKW模型。组织之后，我们收集的信息将转化为我们的知识。然后，如果我们在实践中应用知识，例如撰写文章或解决问题，那么它最终将成为我们的智慧。

该图还显示了当前我在每个阶段中使用的iOS应用。它们目前是我的最佳选择。

存储

OneNote是该系统最重要的应用程序。它是中央存储和完美的笔记解决方案。我处理的所有信息均已分类并保存在OneNote中。EverNote充当收集信息和最终存储原材料的容器。我不研究它们并在其上写下笔记的材料称为“原始材料”，我仅保留它们以作进一步参考。EverNote曾经很长时间以来一直是我的主要笔记应用程序，但由于以下原因，我最终选择了OneNote：

Windows版本OneNote具有比EverNote更好的性能。如果EverNote笔记本包含过多的笔记（例如超过一千个），则性能将变得很糟糕。即使计算机有16G RAM，i7 CPU，我也无法流畅地滚动笔记本。

每个OneNote的页面都是无休止的纸张，非常适合补充笔记的其他内容。

收集

我们面对两种信息：主动信息和被动信息。主动信息是我们想要获取的，例如谷歌搜索关键字。相比之下，被动信息例如推特，帖子等推送给我们。

在收集阶段，主要任务是判断应保留哪些信息以供进一步阅读。同样重要的是，不要花太多时间浏览被动信息。

每天，我花大约30分钟快速浏览我在LinkedIn，Facebook，Twitter和Feedly中订阅的文章。如果发现有兴趣的人，可以将其发送到Pocket（如果该帖子在LinkedIn，Facebook，Twitter中）或保存在Feedly中以备以后阅读。

Workflow是功能强大的自动化工具，可以“将应用程序和操作连接在一起，以自动化您在设备上所做的事情”。我从Safari中提取有用的信息：

• 将整个网页转换为PDF文档，并将其保存到Dropbox进行进一步处理。
• 从网页中摘录片段，并将其附加到EverNote笔记中。
• 我通过Scanner Pro将纸质文档数字化，并将其保存到Dropbox中，并使用Duokan来阅读ePUB图书，因为它可以自动将图书的要点或便笺保存到EverNote中。

在此阶段完成之后，下一阶段需要处理所有存储在Pocket，Feedly，Dropbox和EverNote中的信息。

组织

对于每种收集的材料，我们需要决定是应该研究它还是保留它以备将来参考。该决定取决于我们当前关注的主题。例如，如果我目前专注于Web开发，则绝对值得仔细阅读一篇名为“构建快速HTML5应用程序的10条技巧”的文章。还有“健康晚餐食谱”，我对烹饪不感兴趣，但是这些食谱看起来很完美，也许有一天我需要准备一场盛宴，因此最好将其保存在“参考”笔记本中。

组织主要包括分类和补充。除了突出和指出文章中的要点外，还需要扩展某些内容或词语以帮助我们更深入地理解。例如，如果帖子中包含“DES”一词，但我不知道其含义，我将在Google上搜索并记下说明。

处理完材料后，我应该将其保存到适当的位置并标记它，换句话说，将其分类为正确的类别。在OneNote中，我使用三个级别进行分类：笔记本，分区和标签。关于如何构建个人笔记系统，这是另一个主题，值得撰写另一篇文章对其进行详细描述。简而言之，我的笔记记录解决方案的原理是应该轻松获得或再次查阅笔记。

最重要的步骤是定期检查组织的材料。如果不进行审查，我们的硬盘将变成垃圾场，而不是知识的宝库。我每周检查一次。在审阅过程中，我总是问自己以下有关有组织注释的问题：

• 它与我当前的关注点有关吗？
• 如果是，那么我需要付出更多努力。
• 可以用来解决哪个问题？
• 这个问题有助于在知识和问题之间建立联系。我们可以记住，哪些问题可以参考这些说明。
• 它属于哪个主题或项目？

将注释分类为现有主题，或在必要时创建新主题。例如，在我开始写这篇文章之前，我创建了一个主题“知识管理系统”。因此，相关文章或图片将被归类为该主题。

此阶段不需要太多的应用程序。以下是我经常使用的三个顶级应用程序：

• MarginNote Pro

这是我理想的PDF文档学习，注释和注释应用程序。它结合了Mindmap和Outline用于笔记的组织，并提供用于记忆笔记的抽认卡。它有一个名为 MarginNote的免费版本，您可以尝试一下。

• MindJet

具有标准功能的免费思维导图应用程序。我只在iPad上阅读思维导图，很少编辑它们，因此MindJet可以满足我的需求。如果您需要经常编辑思维导图，我不建议您这样做。

• OneNote

强大且跨平台的笔记记录解决方案。每页就像一张无尽的纸，这使得将新内容补充到现有笔记上变得极为方便。

在组织阶段之后，所有组织和处理的信息以及正在组织和处理的信息都保存在MarginNote Pro和OneNote中。

输出

如前所述，输出是知识管理的重要阶段。诸如撰写文章，讲故事或发表演讲之类的结果迫使我们构造和重组我们所学到的知识，并以其他人可以轻松理解的显式方式对其进行描绘。在此阶段之后，我们会掌握知识，因为我们已经知道，理解并使用了它。

除了Microsoft Office和Sway外，我大部分的写作任务都使用Ulysses。Ulysses是一款不错的Markdown编辑器应用程序，它可以让我专注于打字并喜欢写作。

结论

收集，组织和输出构成了整个知识管理系统。如果缺少这三个部分中的任何一个，将导致我们在学习上事倍功半。

作者 @axtonliu 编译 陈昊